Exploitatiekosten kantoor | De kosten van het kantoor

Een kantoor is een goede investering voor je bedrijf, maar het blijft niet bij die eenmalige investering. Het onderhoud en beheren hiervan brengt zijn eigen kosten met zich mee, exploitatiekosten geheten. Door een goed overzicht te houden van welke kosten dit zijn, kun je ze zo laag mogelijk houden.

De betekenis van exploitatiekosten

De exploitatiekosten zijn alle kosten die te maken hebben met het gebruiken van het vastgoed. Zodra het gebouw staat, of wanneer je het hebt gekocht, dan heb je het onroerend goed om je kantoor in te vestigen. Maar om hier ook in te kunnen werken heb je meer nodig dan alleen het kantoor zelf en de meubels. De kosten die je maakt voor het dagelijkse beheer zijn de exploitatiekosten.

Wat valt onder exploitatiekosten?

Je hoeft gelukkig niet zelf uit te zoeken met welke exploitatiekosten je te maken krijgt voor je kantoor. In de NEN norm 2699, “Investerings- en exploitatiekosten van onroerende zaken” genaamd, staan de verschillende soorten exploitatiekosten voor bedrijfspanden en kantoren uitgeschreven. Zo kom je niet voor verrassingen te staan! De verschillende categorieën zijn als volgt:

• Vaste kosten
• Energiekosten
• Onderhoudskosten
• Administratieve kosten
• Specifieke bedrijfskosten

Vaste kosten vastgoed

De vaste exploitatiekosten zijn elk jaar ongeveer hetzelfde en zijn verbonden aan het eigenaarschap van het gebouw. Denk hierbij aan belastingen, rente over leningen, afschrijvingen, verzekeringskosten en heffingen. Deze kosten liggen vast voor langere tijd of zijn wettelijk geregeld. Wanneer je wilt gaan besparen op exploitatiekosten, zal deze post nauwelijks veranderen.

Energiekosten

Om het kantoor te kunnen gebruiken, zul je gas, water en licht nodig hebben. De kosten hiervoor, en andere energiebronnen, zijn allemaal onder het kopje energiekosten te vinden. Dit is waar je met verduurzamen de meeste winst op kunt halen, want je hoeft geen gas meer af te nemen als je een warmtepomp hebt, en alle elektriciteit die je met zonnepanelen opwekt hoef je ook niet van de energieleverancier te halen. 

Onderhoudskosten

Met goed onderhoud verleng je de levensduur van je kantoor en zorg je ervoor dat het ook fijn blijft om er te werken. Niet alleen moet je het gebouw bouwtechnisch gezien in orde houden, maar een keertje een nieuwe vloer of likje verf op de muur zorgt er ook al voor dat je kantoor lang mooi blijft. 

Specifieke bedrijfskosten kantoren

Al deze kosten gelden voor alle soorten gebouwen die je in beheer kunt hebben. Maar een kantoor heeft ook specifieke bedrijfskosten die niet altijd bij ander vastgoed relevant zal zijn en niet bij een van de andere categorieën horen. Denk bijvoorbeeld aan beveiligingskosten van een alarmsysteem voor je bedrijf, voor wanneer er geen werknemers aanwezig zijn, of elektrische handdrogers in de toiletten. 

Hoeveel procent exploitatiekosten is te verwachten?

Over het algemeen zullen de exploitatiekosten gemiddeld 10% tot 20% zijn van het aankoopbedrag (of realisatiebedrag) van het kantoorgebouw. Je zult dus elke vijf tot tien jaar in feite opnieuw het aankoopbedrag kwijt zijn om het gebouw in goede staat te kunnen gebruiken. Dit klinkt als veel geld dat je beter ergens anders in kunt steken, maar je bouwt hiermee ook extra waarde op en bent zelf de eigenaar van het gebouw

Wat zijn de gemiddelde exploitatiekosten per m2

Het beste is om met de NEN Norm 2699 te kijken welke kostenposten precies onder exploitatiekosten vallen en dit naast de boekhouding te leggen. Zo krijg je een goed beeld van de exploitatiekosten per jaar en kun je ze makkelijk per vierkante meter berekenen. Om het heel algemeen te berekenen: gemiddeld kost een kantoor in Nederland €130 per vierkante meter. De exploitatiekosten zijn 10% tot 20% van dit bedrag, waardoor je gemiddeld €13 tot €26 per vierkante meter aan kantoor kwijt bent voor de exploitatiekosten.

Voorbeeld exploitatiekosten kantoor berekenen

Stel dat je een kantoor wilt kopen voor een bedrijf van 15 medewerkers. Je moet per medewerker rekening houden met 6 tot 9 vierkante meter aan ruimte, voor dit voorbeeld rekenen we met 9m2 per medewerker. Een kantoor van 15 x 9 = 135 vierkante meter kost gemiddeld 135 x 130 = €17.750. De exploitatiekosten zullen dan 10% tot 20% van die prijs zijn, wat neerkomt op €1.775 tot €3.550 per jaar.

Investeren in de toekomst

Er zijn veel factoren om rekening mee te houden bij het berekenen van de exploitatiekosten. De meeste ondernemers zullen deze ook zo laag mogelijk willen houden, omdat het niet direct iets toevoegt aan de winst van je bedrijf. Daarentegen loop je risico’s als je te veel bespaart op de exploitatiekosten. Beter is het om slim te investeren en het totaal van de exploitatiekosten laag te houden over de levensduur van het gebouw.

Regelmatig onderhoud voorkomt kosten

Het klinkt als een inkoppertje, maar het is belangrijk om in het achterhoofd te houden dat de onderhoudskosten een nodige kostenpost zijn. Wanneer je op het onderhoud gaat bezuinigen of dit gaat uitstellen, loop je de risico’s dat je uiteindelijk veel meer moet betalen. Als er sprake is van groot onderhoud overslaan, kan het zomaar gebeuren dat je bijvoorbeeld zonder verwarming of elektriciteit komt te zitten omdat deze systemen niet zijn bijgehouden. Ook kan een verzekering weigeren om schade te vergoeden als de schade komt door achterstallig onderhoud en zijn er grotere risico’s dat deze schade gebeurt. 

Wanneer je snel dit soort problemen op moet laten lossen, betaal je er de hoofdprijs voor en kan er sprake van zijn dat je enkele dagen niet in bedrijf bent. Tijdelijke huisvesting van de werknemers op een andere plek kan ook erg duur worden. Het is in het belang van het bedrijf dat je het niet zo ver laat komen en regelmatig onderhoud laat uitvoeren, zodat je in totaal de laagste prijs hiervoor betaalt en zo min mogelijk risico loopt op problemen met het kantoorgebouw.

Stijging energiekosten tegengaan

Het onderwerp energiekosten is steeds vaker in het nieuws. De prijs voor gas en elektriciteit wordt steeds hoger en zal dan ook het totaal aan exploitatiekosten duurder maken. Ook hier is regelmatig onderhoud belangrijk, want als je verwarming en isolatie goed geregeld is, zul je minder kwijt zijn aan de energiekosten van je kantoor. Door slim te investeren kun je daarbij ook nog eens de energie die je nodig hebt flink verminderen.

Je kunt bijvoorbeeld ervoor kiezen om zakelijk een warmtepomp te installeren, of zonnepanelen te laten plaatsen, waardoor je goedkopere energie kunt gebruiken voor je kantoor. Niet alleen is er sprake van een verbeterde waarde dan, ook kun je vaak gebruik maken van subsidies voor deze duurzame investeringen. Voor eigenaren van bedrijven gelden er vaak andere regels dan voor een huurder of particuliere woningeigenaar, dus het is zeker een goed idee om te investeren en na te vragen of je deze investeringen gesubsidieerd kunt krijgen. Zo kun je bijvoorbeeld geen subsidie meer krijgen voor particuliere zonnepanelen, maar voor zakelijke zonnepanelen juist wel.

Goed kengetallen overzicht bijhouden

Je bent al verplicht om een goede boekhouding bij te houden, maar door ook de exploitatiekosten goed uit te schrijven en regelmatig te controleren, heb je een goed overzicht in wat je voor welke reden uitgeeft. Als je weet dat je eens in de vijf jaar een nieuw beveiligingssysteem nodig hebt, kun je na vier jaar al rustig gaan rondkijken naar de beste prijs voor een nieuw systeem. Stijgen je energielasten zonder verklaarbare reden? Laat dan het gebouw een keertje onderzoeken op verbeterpunten en pas deze ook toe. Met een goed overzicht kun je dit soort kansen snel herkennen en er ook op inspelen, zodat je de grootste besparing kunt krijgen.

Offerte

Wil je precies weten wat voor Exploitatiekosten aanbiedingen er zijn én tot wel 40% besparen op de kosten? Ontvang bij ons gratis en vrijblijvend prijzen van betrouwbare Exploitatiekosten specialisten in jouw regio