Exploitatiekosten van een kantoor | Waar bestaan de kosten uit?
Een kantoor is een goede investering voor je bedrijf, maar het blijft niet bij die eenmalige investering. Het onderhoud en beheren van het kantoor brengt zijn eigen kosten met zich mee. Dit zijn de exploitatiekosten. Door een goed overzicht te houden van welke kosten dit zijn, kun je ze zo laag mogelijk houden. Ontdek alle informatie over de exploitatiekosten van een kantoor in dit artikel!
De betekenis van exploitatiekosten
De exploitatiekosten zijn alle kosten die te maken hebben met het gebruiken van vastgoed. Zodra het gebouw staat, of wanneer je het hebt gekocht, dan heb je het onroerend goed om je kantoor in te vestigen. Maar om je bedrijf te verhuizen en hier ook in te kunnen werken, heb je meer nodig dan alleen het kantoor zelf en de meubels. De kosten die je maakt voor het dagelijkse beheer zijn de exploitatiekosten.
Wat valt onder exploitatiekosten?
Je hoeft gelukkig niet zelf uit te zoeken met welke exploitatiekosten je te maken krijgt voor je kantoor. In de NEN-norm 2699 Investerings- en exploitatiekosten van onroerende zaken staan de verschillende soorten exploitatiekosten voor bedrijfspanden en kantoren uitgeschreven. Zo kom je niet voor verrassingen te staan. De verschillende categorieën zijn als volgt:
- Vaste kosten
- Energiekosten
- Onderhoudskosten
- Administratieve kosten
- Specifieke bedrijfskosten
1. Vaste kosten van vastgoed
De vaste exploitatiekosten zijn elk jaar ongeveer hetzelfde en zijn verbonden aan het eigenaarschap van het gebouw. Denk hierbij aan belastingen, rente over leningen, afschrijvingen, verzekeringskosten en heffingen. Deze kosten liggen vast voor langere tijd of zijn wettelijk geregeld. Wanneer je wilt gaan besparen op exploitatiekosten, zal deze post nauwelijks veranderen.
2. Energiekosten
Om het kantoor te kunnen gebruiken, zul je gas, water en licht nodig hebben. De kosten hiervoor, en andere energiebronnen, zijn allemaal onder het kopje energiekosten te vinden. Dit is waar je met verduurzamen de meeste winst op kunt halen, want je hoeft geen gas meer af te nemen als je een warmtepomp hebt, en alle elektriciteit die je met zonnepanelen opwekt hoef je ook niet van de energieleverancier te halen.
3. Onderhoudskosten
Met goed onderhoud verleng je de levensduur van je kantoor en zorg je ervoor dat het ook fijn blijft om er te werken. Niet alleen moet je het gebouw bouwtechnisch gezien in orde houden, maar een keer een nieuwe vloer of nieuwe laag verf op de muur zorgt er ook al voor dat je kantoor lang mooi blijft. Bovendien is het ook belangrijk om het kantoor schoon te houden. Dit valt ook onder de onderhoudskosten. De kosten voor het laten schoonmaken van het kantoor variëren tussen de € 15 en € 30 per uur.
4. Administratieve kosten
Een kantoor exploiteren heeft nogal wat werk om handen. Om dit werk in de goede banen te leiden, zul je administratieve kosten maken zodat je weet waar je geld heen gaat. Denk bijvoorbeeld aan het regelen van onderhoud, energiecontracten afsluiten, bijhouden welke heffingen er zijn en hoeveel belasting er betaald moet worden.
5. Specifieke bedrijfskosten van kantoren
Een kantoor heeft ook specifieke bedrijfskosten die niet altijd bij elk type vastgoed relevant zijn en die niet bij een van de andere categorieën horen. Denk bijvoorbeeld aan beveiligingskosten van een alarmsysteem voor je bedrijf, elektrische handdrogers in de toiletten of een koffiemachine voor zakelijk gebruik.
Percentage aan exploitatiekosten voor een kantoor
Over het algemeen zullen de totale exploitatiekosten gemiddeld 10% tot 20% zijn van het aankoopbedrag (of realisatiebedrag) van het kantoorgebouw. Je zult dus elke vijf tot tien jaar in feite opnieuw het aankoopbedrag kwijt zijn om het gebouw in goede staat te kunnen gebruiken. Dit klinkt als veel geld dat je beter ergens anders in kunt steken, maar je bouwt hiermee ook extra waarde op en bent zelf de eigenaar van het gebouw.
Wat zijn de gemiddelde exploitatiekosten per m2?
Het beste is om met de NEN-Norm 2699 te kijken welke kostenposten precies onder exploitatiekosten vallen en dit naast de boekhouding te leggen. Zo krijg je een goed beeld van de exploitatiekosten per jaar en kun je ze makkelijk per vierkante meter berekenen. Om het heel algemeen te berekenen: gemiddeld kost een kantoor in Nederland € 130 per vierkante meter. De exploitatiekosten zijn 10% tot 20% van dit bedrag, waardoor je gemiddeld € 13 tot € 26 per m² kwijt bent aan exploitatiekosten van het kantoor.
Ontvang vrijblijvend offertes
Hoe bereken je de exploitatiekosten van een kantoor?
Stel dat je een kantoor wilt kopen voor een bedrijf van 15 medewerkers. Je moet per medewerker rekening houden met 6 tot 9 vierkante meter aan ruimte, voor dit voorbeeld rekenen we met 9 m² per medewerker. Een kantoor van 15 x 9 = 135 vierkante meter, kost gemiddeld 135 x 130 = € 17.750. De exploitatiekosten zullen dan 10% tot 20% van die prijs zijn, wat neerkomt op € 1.775 tot € 3.550 per jaar.
Belangrijke aandachtspunten
Er zijn veel factoren om rekening mee te houden bij het berekenen van de exploitatiekosten. De meeste ondernemers zullen deze ook zo laag mogelijk willen houden, omdat het niet direct iets toevoegt aan de winst van je bedrijf. Daarentegen loop je risico’s als je te veel bespaart op de exploitatiekosten. Het is beter om slim te investeren en het totaal van de exploitatiekosten laag te houden over de levensduur van het gebouw.
Regelmatig onderhoud voorkomt extra kosten
De onderhoudskosten van een kantoor zijn een nodige kostenpost. Wanneer je op het onderhoud gaat bezuinigen of dit gaat uitstellen, loop je het risico dat je uiteindelijk veel meer moet betalen. Als groot onderhoud wordt overgeslagen, kan het zomaar gebeuren dat je bijvoorbeeld zonder verwarming of elektriciteit komt te zitten, omdat deze systemen niet zijn bijgehouden. Ook kan een verzekering weigeren om schade te vergoeden als de schade komt door achterstallig onderhoud.
Stijging energiekosten tegengaan
De prijs voor gas en elektriciteit wordt steeds hoger en zal dan ook het totaal aan exploitatiekosten duurder maken. Door slim en duurzaam te investeren kun je de energiekosten laag houden. Zo kun je bijvoorbeeld een zakelijke warmtepomp of zonnepanelen laten installeren, waardoor je goedkopere en duurzame energie kunt gebruiken voor je kantoor. Niet alleen wordt het kantoor zo een stuk duurzamer, ook kun je vaak gebruik maken van subsidies voor deze duurzame investeringen.
Ontdek de exploitatiekosten van een kantoor
Ben je benieuwd naar de exploitatiekosten van jouw kantoor en wil je weten hoe je deze kosten zo laag mogelijk kunt houden, zonder dat je inlevert op kwaliteit? Vul dan ons formulier in en kom in contact met diverse specialisten in de buurt. Je ontvangt offertes op maat en kunt eenvoudig de prijzen vergelijken. Vind de beste deal voor jouw bedrijf!